召开学术会议的详细流程

学术会议是以促进科学发展、学术交流、研究等学术课题为主题的会议。学术会议一般具有国际性、权威性、知识性高、互动性强的特点，与会者一般是科学家、学者、教师等高学历的研究人员。由于学术会议是一种交流互动的会议，与会者往往以学术展板的形式展示自己的研究成果，使得互动交流更加直观有效。所以这种学术会议一定要非常严谨，不允许有任何错误。下面，遵义会议杭州活动策划公司将详细说说召开学术会议的过程。

一、会议前期通知

1.确定会议日期，邀请专家(包括嘉宾和讲座专家)。

2.起草会议通知的红头文件，包括会议介绍、主办单位和协办单位、会议时间和地点、是否收取报名费、学分等。会议联系人等。附上会议议程和与会收据。

3.发布通知有四种方式：邮件、微信H5动态网页(带注册功能)、信函、电话。

4.要有专人通知和清点参与者，方便大小准备、用餐、学分等量化限制。

二、专家联系(专人负责)

1.联系专家，告知专家开会时间和具体授课时间。求专家课件和简历。课件用于打印会议资料，简历用于主持人的宣传介绍。

2.专家接送：包括会场和酒店之间的往返接送。谈判结束后，通知专家运输情况。

3.去酒店看看有没有早餐。

4.如果专家提前一天到达，会议负责人应在酒店会面。

三、会场前期准备

1.会议资料：包括演讲PPT、厂商宣传资料、笔记本和钢笔。会议信息包和胸牌。

2.横幅、背景墙、展台、导向板等。

3 .根据参加人数，是否准备信用票、饭票等。

4.摄影师在会场，在那里合影(如果有车，需要提前预约位置)。

5.会议当天安排专家就餐地点，与会人员就餐(盒饭、自助餐、餐桌)。

四、会议前一天准备

1.场地已经安排好了。可以准备一些背景音乐。

2.茶歇食物、锅等。矿泉水、是否准备咖啡、茶等。(准备茶杯和开水)。

3.调试投影、舞台灯光控制(现场故障时留下工作人员电话)、PPT(激光笔)、麦克风(至少3个音箱、1个主机、1个问题，含1个无线麦克风)等。

4.台湾标志。应准备两份副本，一份给主桌上的桌面标志，一份给主桌，一份给第一排。

5.签到表、笔等。

6.人员分组：签到登记；PPT，演讲者主持更换台标；茶歇。

7.客人是否准备好了演讲稿。

五、会议当天

1.报到组：报到、登记、发放信息等。根据入住人数，反馈就餐人数，点餐。

2.专家接待组：接待专家入场。

3.现场控制组：提前复制讲者的PPT，主席会确定客人坐在讲者的桌前，并安排签字顺序。

4.开幕式结束后，合影留念。现场控制小组需要搬离演讲台的桌椅，离开主持人的桌椅，放上演讲者的介绍(或提前交给主持人)、水等。替换讲台上演讲者的桌面标志。

5.准备茶歇。

六、就餐

1.如果是盒饭，所有员工都要坐在原来的位置上，工人分发盒饭，以免混乱。

2.专家需要有人在用餐时指导他们。

会后刷学分。人多的话，建议都坐在原来的位置，工作人员走过去一个个刷。

以上是遵义会议杭州活动策划公司带来的学术会议详细流程。如果您有会议活动策划的需要，可以遵义会议活动策划公司。我们有丰富的经验

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