秘书工作的六大难题

文|胡利民 崔美荣

秘书在工作中经常会遇到一些困难和具有挑战性的任务，需要根据实际情况积极处理。

第一，多头命令难以调整

一般情况下，秘书由一个领导直接指挥，但在某些具体事项上可能同时由几个领导指挥。如果几位领导不同意，书记就左右为难了。在这种情况下，秘书要认真把握，既要严格遵守原则，又要注意灵活性和原则性的有机统一。虽然具体事务可能有几个领导负责，但通常是一个主要领导牵头，提出领导意见。如果其他分管领导有意见，会和主要领导沟通。所以秘书在接受工作任务时，要搞清楚审计决策是哪个领导负责的，按照审计决策领导的指示进行工作。秘书的工作永远是执行领导的指示，请示汇报问题，让信息传递畅通无阻，而不是呆在这里，更不是私自做任何决定。

第二，时间紧迫，疲惫不堪

办报，开会，办事，都是实打实的工作。秘书应给予自己和相关方必要的时间来实施或安排相关工作。比如组织一次会议，从预定会议室到发出通知到起草相关材料，都需要时间。对于一些重要的会议，需要在会前召开几次小型的预备会议，主要是充分准备重要的会议文件和讨论的关键问题，以保证会议目的的实现。其中，准备会议文件会花费大量时间，涉及到熟悉会议主题、收集材料、起草初稿、修改润色、送审、审核终稿等多个环节。如果没有足够的时间，秘书会筋疲力尽。

第三，工作变化，渴望学习使用，

秘书工作涉及领域广泛，工作内容变化迅速。每次接受新工作，都要学习新知识。因此，秘书不仅要熟悉本单位的主要业务，掌握行业的各种新政策、新动向，还要跟上领导的步伐，及时更新调整自己的业务知识，熟悉联系部门的关键业务。一个秘书要想做事情得心应手，获得领导的赏识和同事的尊重，就必须主动学习，掌握新知识，熟悉新工作，适应新变化，这样才能少说外行话，少在外面行动。

第四，形势变化，难免出错

秘书在工作中经常面临各种不确定因素，需要灵活妥善处理。典型的问题是检查活动和重大经贸活动的安排。比如党政代表团或高层企业的考察活动，通常包括考察、谈判、会议等一系列内容，其中双方领导的日程安排需要来回协调多次。另一个例子是主要经济和贸易活动的时间表。如果不能确定参加活动的重要领导，就很难提前制定日程，所以需要准备几个计划。面对各种不确定因素，秘书只有保持稳定的态度，冷静对待，才能有条不紊地自由进退。

第五，观点不清，脑子难琢磨

秘书主要根据领导意见处理各种事务。如果他服务的领导习惯给出明确的意见，秘书就不容易出错。比如在起草材料的时候，如果领导修改的多，秘书可以很容易的抓住材料的重点，根据领导的修改意见进行完善。如果领导看了材料不提出明确具体的修改意见，只说重点不够突出，内容空洞，需要改进，秘书只能自己琢磨，有时候会事半功倍。因此，当领导解释任务时

秘书工作涉及各方面的事务。为了处理这些复杂的事务，秘书应该坚持“三个一”的工作方法，即一本记录本、一本业务书和一周的回顾。笔记本就是养成随身携带笔记本的习惯，领导布置的所有工作都要记录在笔记本上。俗话说，好记性胜过烂文笔。大大小小的事情记在本子上的时候，不容易忘记或者错过，再复杂的事情，也能理清线索和轻重缓急。一本业务书是把近期需要处理或关注的工作内容以条目的形式放入业务书中，并经常更新，以保证所有工作始终处于受控状态。一周复习就是每周整理一下最近的工作，看看已经完成了什么，下周需要做什么。“三个一”的工作方法看似琐碎，但对秘书来说非常重要，可以培养秘书独立思考和处理事务的能力。

注：本文来源于《秘书》杂志和微信号“米舒扎之”，任何媒体