规划会议议程的注意事项

规划会议议程时，请注意以下三点。

会议议程中的每一个环节都应该紧密联系。在安排会议议程时，需要仔细检查是否有与会议主题或议题无关的内容。

当议题较多时，要注意先有优先后有优先，重要议题安排在议程的最前面，保证与会者有足够的时间和清晰的头脑来讨论主要议题。

最好提前告知与会者议程。分发给与会者的议程要清晰明了，让与会者了解会议议程，做好相应准备。

为会议的筹备进程制定一个时间表

在会议规划的内容确定后，下一步是为会议的筹备过程制定一个详细可行的时间表。它是在会议策划者仔细研究和规划了会议的整个过程后制定出来的。严格遵守会议进程的时间表是会议成功举行的重要保证。

会议日程一般包括以下内容。

预订房间和会议室

会前3周(会前15 ~21天)；开会前一周(开会前7 ~10天)，确认客房和会议室。

确定会议组

会前一周(会前4~10天)确定会议组。

召开会议组动员会议

会议前4~6天，有必要召开会议组动员会议。这时候要注意：每个人的任务分工要明确，讨论和听取建议，会议组的每个成员都要有一本通讯录，里面有会议组其他工作人员的名单，联系电话等。以便随时取得联系；制定每日工作日程(按时间顺序，包括事务、负责人等。)，并发给每个会议成员，让日常工作一目了然。

了解参与者的情况

与会者的了解应在会议前4-15天进行。

确定酒店在哪里吃饭

酒店初选应在会议前4 ~8天进行；酒店应在会议前2 ~5天确认。

预约摄影师

如果会议安排录像，摄影师应在会议前2 ~7天预约。

准备会议日程和会议说明

会议日程和会议说明的编制应在会议前1 ~2天进行。

会议场所的设计和布局

会场设计一般在会议前5~7天进行；会场布置可以在会议前一天完成。准备会议横幅、考勤卡、导游证、个人名片、会议礼品、资料、记录本、矿泉水等相关物品、会议接待处、会议通知等。

成立会议组现场办公室

这将在会议前1 ~2天完成。

在火车站/汽车站迎接某人

接机通常安排在会议前一天。

坞站注意事项如下：

(1)根据对接台的统一安排，特殊参与者应得到特殊对待。

注意会议人员的安排，具体要求如下。

在火车站、机场、汽车站，司机接站或会议接待团队工作人员接站；重要客人由领导亲自接机。

在酒店，财务人员会收费(如有必要)。

在酒店，工作人员会安排房间并发放房卡。

接待员负责接收、签到和分发礼物和材料。

酒店入住指导由酒店服务员或接机人员完成。

票务

会议结束前一天。票务有两点需要注意。

票务工作要体现在“会议说明”中，让客人尽早订票。

如果订机票，可以考虑在票务中心找人直接订机票，节省人力和时间。

准备会议地址簿和合影

这项工作从会议开始一直持续到会议结束。

去(火车站)为某人送行

会议期间，一些与会者可能需要提前离开会议。因此，车站交付工作