会务管理(会议服务管理制度)
浅谈酒店会议服务运营管理
源 | 接待与交际
来源|接待与沟通
随着会展市场的日益成熟,酒店会议越来越多,对服务水平、服务标准、服务质量的要求也越来越高。由于会议服务的特殊性,它具有以下特点:
会议种类多,会议方式多样化,灵活性强,要求酒店根据会议形式提供个性化服务;会议团队有许多参与者,涉及广泛的活动,如会议、住宿、餐饮和娱乐。酒店需要优化会议服务流程,提供快速、全面、周到的服务,满足客户需求;
会议规模大,但会议人员少,很多准备工作来不及做,需要各部门协助;
会议期间客户活动多,行程紧凑,就餐时间集中,消费大。要求餐饮供应准时,及时高效地为顾客提供服务;
会议服务的上述特点决定了酒店在会议服务运营管理过程中需要对会议服务运营流程及其运营体系进行设计、规划、组织和控制。
为了提高酒店会议服务的运营效率,酒店在接待会议团队时需要采取以下策略:
建立以客户为中心的柔性会议组织
会议经理在会议服务过程中,以客户需求为导向,具有相当大的自主权和主动性,有权合理调配部门的人力物力做出快速反应;会议的金钥匙(与客户第一次接触的销售人员)是会议组织的轴心,串联各部门的会议产品和服务,为客人提供全程、全方位、全天候的服务。
会议服务流程优化
会议服务流程中,酒店优化关键服务流程,提高会议服务运营效率。
(1)当会议团队到达酒店时,服务人员将引导客户到前台。到达前台后,前台接待员会积极协助组长确认,做好接待团队其他客户的工作。由于会议团队客户数量较多,大量客户在大堂内吵闹,影响酒店正常工作,给其他客户带来不良影响。所以要引导团队客户坐下休息,加快团队入住流程。
(2)会议接待在会议筹备阶段,酒店需要做好详细的准备工作,根据客户对会议的要求安排会议场地,认真调试必要的会议设施,如音响、灯光、空调、投影、摄像设备等,准备必要的会议用品。会议前期,客户通常会提前到达等待。这时酒店需要安排方便顾客休息的地方;
在会议阶段,工作人员要积极配合会议组织者,加强协调配合,认真做好各个环节的衔接,做到按需办事,确保会议万无一失。
(3)餐前准备为会议团队客户提供餐饮服务时,由于参与人数多,需求不同,酒店要在菜品品种上不断创新,推出新的有吸引力的菜品;会议期间,客户活动多,日程紧凑,用餐量大。在餐饮方面,酒店应该增加食物的数量,为他们提供营养丰富的菜肴,以满足身体健康的要求。会议通常举行三到五天。为了保持餐厅对会议顾客的新鲜感,菜单应避免重复;
烹饪方式和宴会形式:根据会议活动和需要,灵活安排自助餐和正式宴会,增强餐饮对顾客的吸引力。
(4)用餐管理由于会议客户多,用餐时间集中,需要以适当的速度服务,服务员要根据情况掌握用餐时间
(5)退房
会议团队出店时,由于人数多、房间多、查房时间长,容易造成大量客户停在前台,给前台工作带来很大压力,影响其他客户办理手续。会议团队退房前,酒店应及时与会议组织者联系,掌握会议团队出发的日期和时间,安排客户分批退房,错开集体退房时间,及时与前台和客房部联系,增加服务人员或安排熟练人员,提前安排查房,做好相关准备,避免前台积压过多客户,确保客户满意。会议接待期间,酒店以客户需求为导向,有效整合,合理配置,各部门通力合作,密切配合,实施“一站式”会议服务,优化会议客户入住、用房、餐饮、会议等一系列服务中的会议服务流程,提供快捷、全面、周到的服务,提高会议服务运营管理效率,满足客户需求。
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