对于今年和我一样要去国外留学，或是今年准备申请的同学来说，邮件应该是必不可少和教授沟通的重要工具。
我最近刚刚结束了Pre-sessional course，课上老师提到了一些email写作的小技巧，加上最近开学季我写email的频率也比较高，所以想和大家分享一些我在写email时的小技巧以及需要注意的一些细节。

Subject 邮件题目
清晰简洁，让教授可以通过你的标题就能知道你提问或是需要沟通的大致内容以及方向。
切忌太过笼统，例如举一个反面的例子：
Subject: Many problems

Greeting 问候
Dear Dr. XXX,
大学的老师，基本都是拿到博士学位的，Dr.代表着对学历的认可，是一种尊称，比普通的Mr., Mrs., Ms. 要更加礼貌。
所以如果不清楚教授的学历，在第一次使用邮件沟通的时候，尽可能的加上Dr.，这样就算是误用，也不会让教授反感。
注意教授的名字的拼写，可以核对email address上的拼写，千万不要拼错，建议反复确认。

Beginning 开头
我的建议：
开始先表明身份（特别是对于陌生的教授）
My name is XXX, an offer holder in... program.
I am XXX, a student in... department.
I am XXX, who applied for ... program for fall 2022 entry.
最好是在后面加上你的申请号码或学号，方便教授或是申请的老师受理你的邮件。
My student ID is ...
My applicant number is...

如果是写英文邮件感谢教授，Ta在email中提到一些比较重要的信息，出于感谢，也可以加一句：
Thanks for your email.

Content 正文
简单阐述你的现状
提出你的疑问
询问能否提供相关解答的方案

Ending 结尾
最后可以表达你的感谢，以及表示希望尽快得到回复
Many thanks for...
I am looking forward to your reply.

下面是一个我最近很喜欢用的感谢语，比较委婉又相对礼貌得体，大家也可以参考使用。
I would appreciate it if you could give me some suggestions.

如果是递交文件或材料，也可以简单地说：
Thanks for your time.

Closing 结语
使用习惯的即可，例如：
Best regards,
如果是比较熟悉的教授或朋友，也可以用：
Best wishes,
Cheers,

最后，总结了一些我在写作过程中的TIPS：

分段
注意分段，每段最好不超过4-5句话。
千万不要主体段内容全部集中在一段。
在写email的时候可以换位思考，想想如果你是收件人，你愿不愿意回复一篇没有分段，又极其冗长的小作文呢？

不要使用缩写
例如：I'm, I'd like to
简写在书面英语中易显得不正式，容易给教授造成不注重细节的负面印象。

尽量不要一段话只出现一个句子
至少两句及以上。

语言礼貌委婉
多使用could, might替代can, may
向别人提出请求的时候可以用：
Could you please... ?

尽量简化复杂的信息
教授每天都要处理大量的事情，所以在不失礼貌的前提下，尽可能将email需要传达的重点讲清楚，不建议添加过多的背景信息。

请假时私人的原因可以省略
这一点涉及一点文化差异，我们在国内的时候通常请假必须要写明原因，最好非常具体，老师才方便准假。
英国的教授告诉我，在请假的时候不需要详细写具体的原因，只需要告知有事即可，也不需要获得Ta的批准。
所以，在email中可以写for some personal reasons即可，不用长篇大论写要请假的原因。

注意语法，拼写等小错误
可以借助一些语法纠正的小工具，例如grammarly。或是如果你使用的是gmail，它有自带的语法修改功能，也很好用。

多从别人的email中学习
在看学校或教授发来的email时，可以多学习native speaker的写作语言习惯，通过模仿来提升你的email质量。
我可爱的写作tutor和我说，其实非母语者提高英文写作能力，第一步要做的就是阅读，找到好的文章，然后模仿。

以上，为Email写作的一点分享。